Merece la pena el Cloud Computing para AAFF

Nuevo Post Publicado el 30 de octubre de 2014

Llevamos unos años oyendo hablar del Cloud Computing y de la Nube, y a pesar de que son conceptos poco conocidos, su uso está muy extendido, en la mayoría de las ocasiones a través de empresas que lo usan como herramienta de trabajo para ofrecer un servicio de calidad, cómodamente desde casa, a cualquier hora del día, y cualquier día del año. Hablamos de servicios tan habituales como la banca Online, la reserva hoteles, billetes para transporte o la adquisión de entradas para espectáculos. Accedemos a esa información e interactuamos con ella desde ese preciso entorno el Cloud Computing y la Nube.

El Cloud Computing se basa principalmente en el uso de Internet como una plataforma tecnológica a través de la que acceder a un conjunto de servicios y aplicaciones alojados directamente en la red, en lugar de en soportes físicos, como ha sido habitual desde que se incorporaran las nuevas tecnologías a la actividad empresarial.

Aunque existen múltiples definiciones de Cloud Computing una de las más completas y ampliamente difundidas es la elaborada por el NIST (National Institute of Standards and Technology) del departamento de comercio de EEUU: “Cloud Computing es un modelo de prestación de servicios que permite acceso vía red a un conjunto configurable y compartido de recursos de computación (p.ej. servidores, almacenamiento, redes telemáticas, aplicaciones y servicios) de una forma conveniente y bajo demanda, pudiendo ser aprovisionados y liberados con unos mínimos esfuerzos de gestión o intervenciones del proveedor del servicio.

Es conveniente hacer una lista de Beneficios y Preocupaciones para decidir si el Cloud Computing para los AAFF, o el uso de datos en la Nube, merece la pena. Vamos a hacer un breve repaso y unas consideraciones sobre estos aspectos.

Beneficios

Económicos: No se adquieren servidores propios, con lo que conlleva en instalación, mantenimiento e infraestructuras, así como en licencias de software y personal técnico, suponiendo un alivio económico y de quebraderos de cabeza sustancial. Según un informe elaborado por Sandetel, la migración del correo electrónico a la nube reporta un ahorro del orden del 30% en costes y la migración de un sistema CRM, del orden de un 23%. En definitiva, se consigue una optimización de recursos, puesto que la carga del personal respecto a tareas técnicas se reduce, pudiendo dedicar más tiempo a otras tareas más productivas para la empresa.

Accesibilidad/Movilidad: Los datos de las comunidades de propietarios y todos sus documentos quedan alojados en la nube, y pueden ser consultados por los empleados desde cualquier lugar. Se puede acceder a los servicios y a la información almacenada en las aplicaciones cloud desde cualquier lugar a través de Internet, haciendo uso de dispositivos fijos y móviles.

Servicio al cliente: Los propietarios pueden acceder en tiempo real, y con total disponibilidad espacial y temporal, a los datos y documentos de sus comunidades de propietarios, y que, además de mejorar su canal de información, alivian de pesadez y carga los contactos que puedan surgir, sobre todo de aquellos que tienen por ocio apoyar la mano a la cabeza con un terminal telefónico de almohada.

Social: Tener mayor accesibilidad y movilidad supone que la adaptación a la vida personal de los empleados, y del propio Administrador, se extiende hasta los límites de la Conciliación, tal y como declara Maribel Orellana en su post "La conciliación del Administrador de Fincas", en el que deja entrever que la adaptación de las herramientas disponibles, aunque suponga un cambio, hacen posible esa Conciliación, que aporta bienestar en la vida personal, que en última instancia es lo que todos buscamos, trabajando en lo que nos gusta y teniendo tiempo para nuestras familias y para nosotros mismos.

 

Focalización: El Cloud Computing permite a los AAFF centrarse en su core business, negocio principal. La gestión del tiempo se hace mucho más efectiva y nos despojamos de imprevistos y desórdenes provocados por los propietarios, cuando el flujo de sus necesidades no está bien canalizado, y así podemos añadir un grado de perfeccionismo superior, incluso sin haber planificado, atendiendo a sus incidencias y peticiones de una manera ordenada y totalmente eficaz.

Escalabilidad: conforme el despacho se vaya familiarizando con el uso del Despacho Virtual, se puede ir avanzando en módulos de aplicaciones más sencillas a otras más complejas y personalizadas para aprovechar al máximo el potencial de este modelo tecnológico.

Tecnología actualizada y segura: el proveedor del servicio cloud se encarga de actualizar y mejorar los sistemas, permitiendo a tu despacho acceder a la última tecnología sin tener que invertir esfuerzos en su desarrollo. Además, recae sobre él el desarrollo de medidas para el impulso de la protección de datos y la seguridad de la información contenida en sus sistemas.

Recuperación ante desastres: al estar la información almacenada en la nube, los miembros del despacho pueden acceder a ella en todo momento, con independencia de que se produzca algún incidente que le impida hacer uso de sus herramientas propias. Incluso ante catástrofes que harían desaparecer los datos de la propia oficina, y que se podrían recuperar y rescatar desde la nube, con toda la tranquilidad que eso supone.

Preocupaciones

Seguridad: Es primordial el cuidado y la custodia de los usuarios y claves, puesto que son la puerta de acceso para el manejo de la información, y cuya responsabilidad puede evitar que los datos sean robados por hackers o extraviados en agujeros de seguridad.

Privacidad: Datos confidenciales y sensibles pueden quedar en manos de terceros si no se tienen las medidas preventivas o la empresa de alojamiento no te ofrece las garantías de privacidad y seguridad oportunas, con un cumplimiento exhaustivo en materia de protección de datos y de encriptación del flujo de información. Es necesario corroborar la seguridad de los servidores y su fiabilidad, y si fuera preciso, con compromiso expreso por parte de la empresa alojadora de los servicios.

Conectividad: La velocidad de acceso a la información y la disponibilidad de las aplicaciones dependen de la velocidad de la conexión a internet. Sin acceso a Internet no hay Cloud Computing y este servicio puede caerse en cualquier momento por diversos factores. Un buen proveedor de servicios de internet con una buena conectividad es la única inversión necesaria, que además procurará un servicio fluido y totalmente satisfactorio.

Incompatibilidad: Este es un miedo, que a día de hoy se diluye cada vez más, puesto que el acceso a todos esos servicios tienen un funcionamiento totalmente compatible con todos los programas de acceso local de cualquier usuario.

Incomprensión: La informática siempre ha sido un mundo oscuro en el que la gente suele confiar con fe ciega, dejando que los datos fluyan y permitiendo que los resultados obtenidos sean apreciados como correctos, pensando en que las máquinas no se han equivocado. La verdad es esa, normalmente la máquina no se equivoca, más bien es el usuario el que puede confundir su uso y no administrar de manera adecuada el sistema que tiene delante. Por lo que la atención y cuidado en la inserción de datos y en la sucesión de procesos que dependen del usuario final, deben tener un buen manual detrás que lo sustente y una atención técnica impecable que dé soporte para un adecuado uso y un óptimo resultado derivado del mismo.

Una vez que somos conscientes de las ventajas del Cloud Computing y del uso de un Despacho Virtual podemos tomar la decisión, pero debemos antes analizar el mercado de aquellas empresas que ofrecen este servicio y evaluar las características que nos ofrecen para luego compararlas y escoger la que más beneficios y garantías nos ofrezcan. Además debemos fijarnos bien en la solidez que dicha empresa tiene en el mercado y si posee algún respaldo institucional, que pudiera estar vinculado al colegio profesional de AAFF o a cualquier otro que nos aporte suficiente tranquilidad de elección. Esto con el fin de estar seguros que la empresa que escogemos nos va a resguardar los datos, y que nuestros clientes y empleados puedan acceder a los servicios de forma efectiva.

En definitiva, como dijera Fabio Balbuena en su magnífico post ¿Qué puede hacer Internet por un Administrador de Fincas?, "Internet no es la solución, pero es el camino...", no es más que una manera más de usar la tecnología en beneficio propio, aumentando el valor añadido del despacho respecto a su clientes, con un esfuerzo mínimo y con una variación sustancial en el modelo tradicional de trabajo, que descarga de ocupaciones engorrosas y mecánicas a los Administradores, aumentando su rendimiento y la optimización de su tiempo, ya sea tanto a nivel personal como a nivel profesional.

@DespachoWeb

despachoweb.es

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